Recruiting Agency gründen: 7 Fehler, die du dir sparen kannst
Ein Gespräch über den Schritt vom Recruiting ins Unternehmertum, unnötige Gründungskosten, langsame Behörden, das richtige CRM – und die Frage, was man eigentlich anders macht, wenn man plötzlich selbst entscheidet.
Eine eigene Recruiting Agency zu gründen klingt zunächst ziemlich naheliegend.
Du kennst deinen Markt. Du weißt, wie du Kunden gewinnst. Du kannst Kandidaten und Kandidatinnen einschätzen, Beziehungen aufbauen und einen Recruiting-Prozess bis zur erfolgreichen Vermittlung begleiten.
Vielleicht hast du sogar schon jahrelang Umsatz gemacht.
Nur eben für jemand anderen.
Aber was verändert sich, wenn du plötzlich nicht mehr nur recruitest, sondern ein eigenes Unternehmen aufbaust?
Für unseren Founder’s Guide für Recruiting Agencies sprechen wir mit Menschen, die genau diesen Schritt gegangen sind.
Dieses Mal mit einer erfahrenen Recruiterin, die nach mehreren Jahren in der Personalberatung gemeinsam mit einem Geschäftspartner ihre eigene Agency gegründet hat.
Zum Zeitpunkt unseres Gesprächs steht sie unmittelbar vor dem operativen Start. Die grundlegenden Entscheidungen sind getroffen, die ersten Prozesse stehen und auch das CRM ist ausgewählt.
Wie sich das Unternehmen entwickelt, wird sich dagegen erst zeigen.
Und genau das macht ihre Perspektive spannend.
Denn statt Jahre später auf eine erfolgreiche Gründung zurückzublicken, sprechen wir mit ihr über die Entscheidungen, Zweifel und Learnings, die gerade jetzt entstehen.
„Irgendwann wurde aus einem Witz ein echter Plan.“
Hanna: Wann kam bei dir der Punkt, an dem aus „Ich kann Recruiting“ der Gedanke wurde: Vielleicht kann ich auch meine eigene Agency aufbauen?
Gründerin: Das war kein einzelner Moment, sondern eher eine Entwicklung.
Ich hatte bereits mehrere Jahre im Recruiting gearbeitet, operative Erfahrung gesammelt und Verantwortung übernommen.
Mit der Zeit habe ich aber immer stärker gemerkt, welchen Einfluss die Strukturen im Hintergrund auf die eigentliche Recruiting-Arbeit haben.
Wenn Prozesse komplizierter werden, Systeme im Alltag eher bremsen als unterstützen und Entscheidungen weit weg vom operativen Recruiting getroffen werden, merkst du irgendwann, wie wenig Einfluss du selbst darauf hast.
Mein heutiger Geschäftspartner und ich haben irgendwann eher aus Spaß gesagt: „Dann könnten wir es eigentlich auch selbst machen.“
Zunächst war das überhaupt nicht ernst gemeint.
Aber irgendwann wurde aus diesem Gedanken ein echter Plan.
Wir kannten den Recruiting-Alltag, wussten ziemlich genau, was für uns funktioniert – und vor allem auch, welche Dinge wir in einer eigenen Agency anders machen wollten.
Fehler 1: Zu glauben, dass Recruiting-Können allein reicht
Wer aus der Personalberatung kommt, startet mit einem echten Vorteil.
Kundenakquise, Kandidatenansprache, Interviews, Verhandlungen, Vermittlungen: Das operative Handwerk ist bereits da.
Aber mit der Gründung kommen plötzlich Themen dazu, die vorher andere übernommen haben.
Rechtsform. Buchhaltung. Versicherungen. Rechnungen. Verträge. Datenschutz. Behörden. Software. Unternehmensprozesse.
Hanna: Wie seid ihr mit diesen ganzen neuen Themen umgegangen?
Gründerin: Wir haben uns sehr viel selbst erarbeitet.
Heute kann man sich auch mit digitalen Tools und KI erstmal einen Überblick verschaffen: Was brauche ich überhaupt? Was muss angemeldet werden? Welche Schritte kommen auf mich zu?
Natürlich muss man nicht alles selbst machen.
Aber ich finde, wenn ich ein Unternehmen gründe, sollte ich zumindest verstehen, was im Hintergrund passiert.
Welche Anmeldung geht wohin? Welche Zugänge brauche ich? Was passiert, wenn später etwas geändert werden muss?
Ich möchte nicht bei jeder Kleinigkeit darauf angewiesen sein, dass jemand anderes mir erklärt, wie mein eigenes Unternehmen funktioniert.
Das Learning
Recruiting-Erfahrung ist dein Startvorteil. Aber sobald du gründest, musst du anfangen, Recruiting als Unternehmen zu denken.
Du musst nicht für jedes Thema selbst zum Experten oder zur Expertin werden.
Du solltest aber wissen, welche Themen existieren, wer dafür verantwortlich ist – und welche Entscheidungen du nicht einfach blind abgeben möchtest.
Fehler 2: Unterstützung mit Komplettservice zu verwechseln
Eine Gründung bringt viele Fragen mit sich.
Und für fast jede davon gibt es jemanden, der anbietet, sie gegen Geld zu beantworten.
Gerade am Anfang kann ein Komplettpaket deshalb verlockend wirken: einmal bezahlen und jemand kümmert sich um den Rest.
Unsere Gesprächspartnerin würde heute genauer hinschauen.
Hanna: Wenn du einer Person, die gerade eine Recruiting Agency gründet, einen Fehler ersparen könntest – welcher wäre es?
Gründerin: Ich würde viel genauer prüfen, für welche Themen ich wirklich professionelle Unterstützung brauche.
Wir hatten selbst einen Beratungstermin und haben relativ schnell gemerkt, dass viele Informationen behandelt wurden, die wir uns vorher schon selbst erarbeitet hatten.
Unsere konkreten Fragen wären dagegen Teil eines deutlich größeren Beratungspakets gewesen.
Da haben wir entschieden: Das brauchen wir so nicht.
Viele organisatorische Schritte kann man selbst erledigen. Natürlich gibt es Themen, bei denen man Fachleute braucht. Aber ich würde immer vorher prüfen:
Brauche ich hier wirklich Expertise – oder bezahle ich gerade hauptsächlich dafür, dass jemand etwas für mich erledigt?
Es hat außerdem einen Vorteil, Dinge selbst zu machen: Man versteht danach, wie das eigene Unternehmen funktioniert.
Das Learning
Professionelle Unterstützung kann enorm wertvoll sein. Aber kaufe Expertise gezielt ein – nicht aus Unsicherheit.
Ein Komplettpaket ersetzt nicht die eigene Verantwortung, die Grundlagen der eigenen Gründung zu verstehen.
Fehler 3: Behörden nach deinem eigenen Zeitplan einzuplanen
Businessplan fertig.
Startdatum festgelegt.
CRM ausgewählt.
Und dann fehlt noch ein Dokument.
Hanna: Was hast du dir bei der Gründung einfacher vorgestellt, als es tatsächlich war?
Gründerin: Vor allem schneller.
Bei einigen formalen Prozessen hatten wir mit deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten gerechnet.
Du reichst etwas ein und hörst erstmal nichts. Kurz vor dem geplanten Start möchtest du natürlich wissen: Ist alles angekommen? Fehlt noch etwas? Können wir wie geplant anfangen?
Und dann merkst du, dass manche Dinge einfach ihre Zeit brauchen.
Das kann man nicht unbedingt beeinflussen.
Aber man kann früher damit anfangen.
Das Learning
Plane Behördenprozesse nicht nach deinem Wunschdatum. Plane sie mit Puffer.
Wenn dein operativer Start davon abhängt, dass mehrere externe Stellen exakt nach deinem Zeitplan arbeiten, baust du dir unnötigen Druck auf.
Fehler 4: Das CRM als reine Softwareentscheidung zu behandeln
Bei kaum einem Thema aus unserem Gespräch wird so deutlich, wie stark frühere Erfahrungen die neue Agency prägen wie beim CRM.
Unsere Gesprächspartnerin hatte bereits erlebt, was passiert, wenn ein System nicht zu den tatsächlichen Recruiting-Prozessen passt.
Hanna: Warum war die Wahl des passenden Recruting-CRMs für euch von Anfang an so wichtig?
Gründerin: Weil ich erlebt habe, wie viel Zeit ein System kosten kann, wenn es nicht zum täglichen Doing passt.
In der Personalberatung musst du Kandidaten schnell und professionell vorstellen können. Das ist ein absoluter Grundprozess.
Wenn dafür unnötig viele Schritte notwendig sind oder Prozesse nicht zuverlässig funktionieren, verlierst du jedes Mal Zeit.
Und irgendwann summiert sich das.
Bei unserer eigenen Gründung wusste ich deshalb vor allem sehr genau, was ich nicht wollte.
„Wir brauchen keine Lösung für 500 Mitarbeitende.“
Hanna: Wie seid ihr dann bei der Auswahl vorgegangen?
Gründerin: Ich habe mehrere CRM-Systeme getestet.
Ich habe mir vorher überlegt: Was ist uns wichtig? Was wollen wir nicht? Welches Budget ist für uns sinnvoll?
Und dann haben wir verschiedene Lösungen ausprobiert.
Manche haben für uns funktional nicht gepasst. Andere waren zu komplex. Wieder andere waren gut, lagen für unsere Unternehmensgröße aber deutlich über dem, was sinnvoll gewesen wäre.
Wir brauchen keine Lösung für 500 Mitarbeitende.
Wir brauchen eine Lösung für ein kleines Team, das professionell arbeiten möchte.
Über eine Empfehlung aus unserem Netzwerk sind wir dann auf aiFind gekommen.
Die Funktionen haben mich teilweise an Systeme erinnert, mit denen ich vorher gerne gearbeitet hatte – gleichzeitig passt die Lösung besser zu unserem Setup und bringt moderne Funktionen mit, die wir heute nutzen können.
Was mir außerdem wichtig ist: Wenn etwas nicht funktioniert oder wir eine Frage haben, bekommen wir schnell eine Antwort.
Gerade am Anfang möchte ich nicht mehrere Tage darauf warten, dass irgendein Support-Ticket durch verschiedene Abteilungen läuft.
Das Learning
Das beste CRM ist nicht das mit der längsten Feature-Liste. Es ist das, das zu deinem tatsächlichen Recruiting-Alltag passt.
Gerade bei der Gründung lohnt sich deshalb eine andere Frage als:
„Was kann dieses System alles?“
Nämlich:
„Was brauchen wir wirklich, um jeden Tag schnell und professionell arbeiten zu können?“
Ein kleines Team braucht nicht automatisch die Infrastruktur eines Konzerns.
Es braucht Prozesse und Technologie, die zur eigenen Arbeitsweise passen.
Fehler 5: Bestehende Kundenbeziehungen entweder über- oder unterschätzen
Eine der größten Unsicherheiten bei der Gründung einer Recruiting Agency ist der Kundenstamm.
Fängst du wieder komplett bei null an?
Oder folgen dir langjährige Kontakte automatisch?
Die Antwort liegt wahrscheinlich irgendwo dazwischen.
Hanna: Wie blickst du auf bestehende Kundenbeziehungen? Wie viel davon nimmt man überhaupt in eine neue Agency mit?
Gründerin: Ich glaube grundsätzlich, dass Kunden sehr stark mit dem Menschen zusammenarbeiten, der sie betreut.
Wenn ich einen Kunden lange kenne, er mit meiner Arbeit zufrieden ist und wir eine gute Beziehung aufgebaut haben, verschwindet dieses Vertrauen nicht automatisch, nur weil ich unter einem anderen Unternehmensnamen arbeite.
Aber natürlich muss ich dieses Vertrauen anschließend auch bestätigen.
Als kleinere Agency hat man die Chance, manche Prozesse persönlicher und direkter zu gestalten. Wenn etwas nicht funktioniert, kann ich mich selbst darum kümmern, statt darauf angewiesen zu sein, dass mehrere Abteilungen miteinander kommunizieren.
Das kann ein Vorteil sein.
Das Learning
Dein Netzwerk ist ein Startvorteil – aber kein Freifahrtschein.
Menschen, mit denen du bereits erfolgreich gearbeitet hast, kennen deine Leistung.
Die neue Agency muss anschließend beweisen, dass sie dieses Vertrauen auch organisatorisch tragen kann.
Denn aus persönlicher Reputation wird erst dann ein Unternehmen, wenn dahinter verlässliche Prozesse stehen.
Fehler 6: Retainer automatisch mit Planungssicherheit gleichzusetzen
Geld vorab. Commitment vom Kunden. Weniger Risiko.
Ein Retainer klingt gerade für eine junge Recruiting Agency zunächst attraktiv.
Unsere Gesprächspartnerin sieht das differenzierter.
Hanna: Wie wollt ihr euer Geschäftsmodell aufbauen?
Gründerin: Wir konzentrieren uns erstmal auf das Vermittlungsmodell, mit dem wir bereits viel Erfahrung haben.
Beim Thema Retainer bin ich grundsätzlich eher vorsichtig. Ich verstehe den Vorteil, bin persönlich aber eher Freundin der erfolgsbasierten Suche.
Denn eine Anzahlung bedeutet nicht automatisch, dass ein Auftrag wirtschaftlich sinnvoll ist.
Es gibt Suchen, bei denen Anforderungen und Markt nicht richtig zusammenpassen. Dann kann man sehr viel Zeit investieren, obwohl eine erfolgreiche Besetzung unter den gegebenen Bedingungen schwierig ist.
Wenn ein Kunde einen Retainer möchte, würde ich deshalb vorher sehr klar definieren:
Wann ist meine Leistung erfüllt?
Welche Erwartungen gibt es auf beiden Seiten?
Was passiert, wenn geeignete Kandidaten und Kandidatinnen vorgestellt werden, eine Besetzung aber aus Gründen nicht zustande kommt, die ich nicht beeinflussen kann?
Das muss vorher klar sein.
Das Learning
Ein Retainer schafft nur dann Sicherheit, wenn beide Seiten vorher definieren, was sie voneinander erwarten können.
Geld im Voraus schützt dich nicht automatisch vor einem unwirtschaftlichen Auftrag.
Klare Spielregeln schon eher.
Fehler 7: Nur zu berechnen, was die Gründung kostet
Notar. Software. Beratung. Versicherungen. Buchhaltung.
Wer einen Businessplan erstellt, beschäftigt sich zwangsläufig mit Startkosten.
Aber mindestens genauso wichtig ist eine andere Rechnung:
Wie lange kannst du dir den Aufbau deines Unternehmens leisten?
Hanna: Gibt es finanzielle Themen, die man deiner Erfahrung nach besonders früh bedenken sollte?
Gründerin: Man sollte auf jeden Fall Reserven haben.
Gerade in der Aufbauphase ist möglicherweise noch nicht sofort ein regelmäßiges Einkommen da. Persönliche Kosten laufen aber natürlich weiter.
Deshalb sollte man sich früh anschauen, welche laufenden Verpflichtungen man hat und welche davon sich durch die Selbstständigkeit verändern.
Auch Versicherungs- und Vorsorgethemen sollte man rechtzeitig individuell klären, weil manche Prozesse Zeit brauchen.
Und ich würde mir einen guten Steuerberater suchen, idealerweise jemanden, der digital arbeitet.
Buchhaltung ist für mich ein gutes Beispiel für einen Bereich, den man sinnvoll abgeben kann.
Man hat als Gründer sowieso genug zu tun. Dann muss man nicht gleichzeitig versuchen, in jedem Fachgebiet selbst Experte zu werden.
Das Learning
Finanzielle Vorbereitung bedeutet nicht nur: „Was kostet meine Gründung?“
Die wichtigere Frage lautet:
„Wie lange kann ich mein Unternehmen vernünftig aufbauen, bevor ich persönlich unter finanziellen Druck gerate?“
Dazu gehören Rücklagen genauso wie laufende private Kosten, Versicherungen, Steuern und die Entscheidung, welche Aufgaben man selbst übernimmt und welche besser bei Fachleuten liegen.
Hinweis: Steuerliche, rechtliche sowie sozialversicherungs- und vorsorgerechtliche Fragen sind individuell zu prüfen. Die Erfahrungen unserer Gesprächspartnerin stellen keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar.
Warum wir dieses Interview genau jetzt führen wollten
Founder Stories werden häufig erst dann erzählt, wenn die Firma längst läuft.
Die ersten Kunden sind da.
Das Geschäftsmodell funktioniert.
Die schwierigsten Entscheidungen erscheinen im Rückblick plötzlich logisch.
Dieses Gespräch findet zu einem anderen Zeitpunkt statt.
Unsere Gesprächspartnerin steht mit ihrer Agency noch ganz am Anfang.
Sie weiß noch nicht, welche Entscheidung sich in zwei Jahren als besonders gut herausstellen wird.
Aber sie weiß bereits, welche Fragen sie sich vor dem Start gestellt hat:
- Welche Aufgaben erledigen wir selbst?
- Wo brauchen wir professionelle Unterstützung?
- Welche Technologie passt wirklich zu unserer Arbeitsweise?
- Wie viel finanziellen Puffer brauchen wir?
- Welche bestehenden Beziehungen können uns helfen?
- Welches Geschäftsmodell wollen wir überhaupt aufbauen?
Vielleicht ist das die interessantere Perspektive auf eine Gründung.
Nicht:
„Wie haben wir es geschafft?“
Sondern:
„Was haben wir uns überlegt, bevor wir überhaupt wussten, ob es funktioniert?“
Fazit: Recruiting musst du nicht neu lernen. Unternehmertum schon
Wer nach mehreren Jahren im Recruiting eine eigene Agency gründet, startet nicht bei null.
Recruiting-Erfahrung, Marktkenntnis, Kundenbeziehungen und ein bestehendes Netzwerk sind ein enormer Vorsprung.
Aber plötzlich verändert sich die Perspektive.
Es geht nicht mehr nur darum:
Wie besetze ich diese Position?
Sondern:
Wie baue ich ein Unternehmen, das diese Position effizient, profitabel und professionell besetzen kann?
Dafür braucht es klare Prozesse, finanzielle Planung, die richtigen Partner, passende Technologie – und die Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen, die vorher jemand anderes getroffen hat.
Vielleicht ist genau das die größte Umstellung vom Recruiting zum Unternehmertum:
Du entscheidest plötzlich selbst, wie Recruiting funktionieren soll.
Und eine kleine Agency muss dabei nicht versuchen, wie ein kleiner Konzern zu arbeiten.
Ihre Chance kann gerade darin liegen, es anders zu machen.
Du planst selbst eine Recruiting Agency?
Aus Gesprächen wie diesem entsteht aktuell unser Founder’s Guide für Recruiting Agencies.
Darin sammeln wir Erfahrungen und Learnings von Menschen, die selbst gegründet haben – von Geschäftsmodell und Kundenakquise über Prozesse und Finanzen bis zum richtigen Tech-Stack.
Und wenn du gerade überlegst, welches CRM zu deiner neuen Agency passt: aiFind ist ein CRM für Recruiting Agencies, das Recruiting-Prozesse, Automatisierung und KI-Funktionen in einer Plattform verbindet.
Damit deine Systeme nicht bestimmen, wie du recruitest – sondern dein Recruiting bestimmt, welche Systeme du brauchst.