Stand 09.01.2026

Präambel

Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer mit den in § 3 genannten Leistungen beauftragt. Teil der dortigen Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung, deren Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

§ 1 Begriffsbestimmungen

Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Ein Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DSGVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10 DSGVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DSGVO, biometrischen Daten gem. Art. 4 Abs. 14 DSGVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DSGVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DS-GVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.

§ 2 Angabe der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Auftragnehmer ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer und gegebenenfalls deren Vertreter arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

§ 3 Vertragsgegenstand und –dauer

Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen im Bereich SaaS-Dienstleistungen über das Internet im Bereich der Überlassung von Software für Personaldienstdienstleister auf Grundlage des Hauptvertrages.
Dabei erhält der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer ergeben sich aus dem Hauptvertrag (und den dazugehörigen Konditionen, wie Leistungsbeschreibung, Allgemeine Geschäftsbedingungen). Dem Auftraggeber obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.
Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrages vor.
Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für den Auftraggeber erhoben wurden.
Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.

§ 4 Weisungsrecht

Der Auftragnehmer wird Daten nur im Rahmen des Hauptvertrages und gemäß den Weisungen des Auftraggebers verarbeiten; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
Die Weisungen des Auftraggebers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.
Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer zu dokumentieren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.
Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

§ 5 Art der verarbeiteten Daten, Kreis der Betroffenen

Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragnehmer Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten.
Der Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen ist ebenfalls in Anlage 1 dargestellt.

§ 6 Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DS GVO, insbesondere mindestens die in Anlage 2 aufgeführten Maßnahmen der
- Zutrittskontrolle
- Zugangskontrolle
- Zugriffskontrolle
- Weitergabekontrolle
- Eingabekontrolle
- Auftragskontrolle
- Verfügbarkeitskontrolle
- Trennungskontrolle

Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer jederzeit vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im folgenden Mitarbeiter genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b) DSGVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Auftragnehmer bestehen bleiben. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.

§ 7 Informationspflichten des Auftragnehmers

Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrages beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder Textform informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:
eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht um weitere Weisungen.
Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist.
Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DSGVO liegt.
Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 6 Abs. 2 dieses Vertrages hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DSGVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
An der Erstellung des Verzeichnisses durch den Auftraggeber hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

§ 8 Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennendem Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtszeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragsnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann.
Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen oder ein Datenschutzkonzept.
Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

§ 9 Einsatz von Subunternehmern

Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung von Subunternehmern durchgeführt.

Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Begründung von (weiteren) Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern („Subunternehmerverhältnis“) jederzeit befugt, soweit er den Auftraggeber hiervon vorab in Kenntnis setzt und der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt.

Subunternehmer	Data region	Service
Textkernel B.V.	Europa	CV-Parser
Google Ireland Ltd.	Europa (Deutschland)	Hosting aiFind
Posthog, Inc.	Europa	InApp Analytics
Ziggy Creative Colony AE	Europa (Athen)	Externer Entwicklungsdienstleister
MongoDB, Inc.	Europa	Datenbank
Mailgun by Sinch Sweden AB	Europa	Email Provider
Productboard, Inc.	Europa	Feedback Management Tool
Novu, Noti-Fire Apps Ltd.	Europa	InApp Benachrichtigungen
Formbricks GmbH	Europa	InApp Umfragedienst
OpenAI OpCo, LLC	Europa	KI (Verarbeitung nicht personenbezogener Daten)
Nylas, Inc.	Europa	Email- und Kalenderintegration

Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden.
Die Einwilligung zu den bereits eingesetzten Subunternehmern: Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in § 9 Einsatz von Subunternehmern bezeichneten Unterauftragnehmer unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO mit dem Unterauftragnehmer zu.
Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher.

§ 10 Anfragen und Rechte Betroffener

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DSGVO.
Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.

§ 11 Beendigung des Hauptvertrages

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrages oder jederzeit auf dessen Anforderung etwaig ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen.
Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrages hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrages hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.

§ 12 Haftung

Es gilt die Haftungsbeschränkung aus dem dieser Vereinbarung zugrundliegenden Hauptvertrages.
Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach den Datenschutzgesetzen unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen der Auftragsverarbeitung erleidet, ist im Innenverhältnis zum Auftragnehmer alleine der Auftraggeber gegenüber dem Betroffenen verantwortlich.
Der Auftraggeber hält den Auftragnehmer von Geldforderungen Dritter im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung von Daten auf erstes Anfordern des Auftragnehmers in wirtschaftlicher Hinsicht frei. Dies gilt nicht, wenn und soweit der Auftragnehmer seinen speziell den Auftragsverarbeitern auferlegten Pflichten aus der DSGVO nicht nachgekommen ist oder unter Nichtbeachtung der rechtmäßig erteilten Anweisungen des Auftraggebers oder gegen diese Anweisungen gehandelt hat und die Geldforderung sich hieraus begründet. Art. 82 Abs. 2 bis 4 DSGVO bleiben hiervon unberührt.
Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einem Betroffenen eingetreten ist, verantwortlich ist.

§ 13 Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nichtig oder unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle von nicht einbezogenen oder unwirksamen Bestimmungen tritt das Gesetzesrecht. Sofern solches Gesetzesrecht im jeweiligen Fall nicht zur Verfügung steht (Regelungslücke) oder zu einem untragbaren Ergebnis führen würde, werden die Parteien in Verhandlungen darüber eintreten, anstelle der nicht einbezogenen oder unwirksamen Bestimmung eine wirksame Regelung zu treffen, die ihr wirtschaftlich möglichst nahekommt.
Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht.
Ist der Auftraggeber Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der ausschließliche Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dieser Vereinbarung der Sitz des Auftragnehmers.

Anlagen

Anlage 1 - Beschreibung der Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten/Betroffenen/Betroffenengruppe

Anlage 2 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Anlage 3 – Datenschutzhinweisblatt

Anlage 1

Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Bestandsdaten (Arbeitgeber- und Bewerberstammdaten, wie Namen, Adressen, Geburtsdatum, Namenszusätze wie akademische Grade/Titel, Staatsangehörigkeit) und
Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (Angaben zu Aus- und Schulbildung, Berufsbildung, Abschlüsse, Fotografien)
Nutzungsdaten (z.B. Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

Kategorien betroffener Personen

Headhunter
Arbeitgeber
Bewerber
Arbeitnehmer
Interessenten

Anlage 2

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) i.S.d. Art. 32 DSGVO

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.
Zugangskontrolle Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.
Zugriffskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
Trennbarkeit Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO) Maßnahmen, personenbezogene Daten in einer Weise zu verarbeiten, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzliche Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Weitergabekontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
Eingabekontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Verfügbarkeitskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
WiederherstellbarkeitMaßnahmen, die gewährleisten, dass eingesetzte Systeme im Störungsfall widerhergestellt werden können.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Datenschutz-Management Leitlinie(n), Richtlinie, Arbeitsanweisungen und Sicherheitskonzepte
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO) Regelmäßige Kontrollen, Dokumentation und ggf. Optimierung
Auftragskontrolle Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

5. Technisch-organisatorische Maßnahmen hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung

Bezüglich der von der Dr. Glinz COViS umgesetzten technisch-organisatorischen Maßnahmen wird auf das Datenschutzkonzept der COViS [UD_Datenschutzkonzept] in der Anlage verwiesen.

Anlage 3

Datenschutzhinweisblatt

Hinweise zur Datenverarbeitung aiFind- core application

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Dr. Glinz COVIS GmbH

Heerdter Sandberg 32

40549 Düsseldorf

Deutschland

Tel: 0211 - 55726-0

Fax: 0211- 55726-26

[email protected]

2. Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und Verwendung

Wenn Sie als Headhunter mit uns einen Vertrag über die Nutzung der aiFind- core application erteilen, erheben wir

Informationen aus dem Auftrag (Name, Vorname, Telefonnummern, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Kontodaten).

Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um unser Vertragsverhältnis durchführen zu können, Ihnen also sämtliche SaaS-Dienstleistungen über das Internet zur Verfügung stellen zu können, zur Korrespondenz mit Ihnen sowie zur Rechnungsstellung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihr Interesse an unseren Angeboten hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zu den genannten Zwecken für die erfolgreiche Durchführung des Vertrages und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertrag erforderlich.

Sofern Sie in den Erhalt unseres Newsletters eingewilligt haben, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse um Ihnen aktuelle Informationen zukommen zu lassen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 S. 1 lit a) DSGVO. Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann über einen Link in den Newslettern selbst oder per E-Mail an [email protected]

erfolgen.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Beendigung des Auftrages regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen dreijährigen Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB) gespeichert und mit Ablauf der Frist gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.

Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die Durchführung des Vertrages erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehören Mitarbeiter des Providers. Darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche Stellen wie Inkassounternehmen, Rechtsanwälte und Gerichte weitergegeben werden, falls offene Forderungen trotz mehrfacher Mahnung nicht beglichen werden. Die Rechtsgrundlage für diese Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: [email protected]